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凤凰彩票投注网Excel数据透视表,你早该那样玩

作者: 凤凰彩票投注网  发布:2019-11-05

问题:制作excel表格有什么规则?

最近在看伍昊的《你早该这么玩Excel》,不太记得自己当时为什么会买这本书,可能是受了亚马逊推荐书单的蛊惑吧。

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回答:

就目前看下来的情况,并不推荐大家买这本书,感觉作者写了很多「废话」来凑成这本书。

文|仟樱雪

这个问题不错,就此将我使用excel的经验总结一下。

给大家总结一下这本书的核心内容。

Excel数据透视表是一种快速过滤、汇总数据的交互报表,是进行数据过滤、分类汇总、数据计算的神器。

excel表格有很多种,即可作为数据源使用,又可作为统计表,一定情况下,也是非常不错的数据可视化工具。

Ch 1 换个角度玩Excel

关于透视表的运用,是办公必备技能中除了VLOOKUP之外必备的神技之二,分分钟让数据无处遁形,主要的精髓如下

我这里主要讲的是excel作为数据源的规则,因为数据源是excel最基础最强大的功能,统计分析以及数据展现都是在数据源的基础上进行的,数据源没有问题,会为后面的操作打下一个良好的基础。

整章只有一个中心思想,就是做好一维的源数据表,以不变应万变。什么是一维源数据表呢,就是一张明细表,不使用任何公式。

神技1:数据透视表使用数据源要求

即便跳出excel,其他软件要引用excel数据,也需要一个良好的数据源格式。

例:

神技2:数据透视表的基本格式设置

这些规格,不是说非此不可,只是会在后期的深度加工中或多或少的出现错误,错误是数据统计分析的大忌,修正错误不如在一开始就刻意避免它。

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神技3:数据透视表常见使用

1、最初的数据最好为一维表

一维表的特点就是第一行为字段,每一列都是此字段下的同类信息。如下图所示:

凤凰彩票投注网 3想对应的,二维是两个维度对应相应的数据,一般列对应一个维度,行对应一个维度,这样数据比较直观,所以常用在汇总表、统计表中,如下图所示,列为日期,行为产品:

凤凰彩票投注网 4二维表通常是在一维表基础上加工而来,所以一维表是基础。

一维表和二维表是可以转换的,这里就不详述了。

Ch 2 十宗罪进行时


2、同列为同类信息,不要混合

这个也比较好理解,日期列都是日期,不要夹杂销量,筛选、计算、计数等等都比较方便。

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本章开始讲一些实质性内容,但其实是那种百度一下就可以知道的小知识点。

一、数据透视表使用数据源要求

3、字段名称唯一,且不为空

字段是指第一行的名称,唯一同一个性质的数据放在同列,例如所有的日期都放在日期列里,字段名称也为日期,如果再有一个日期列,可能你自己知道他们的区别,但是别人不知道,机器也不知道,机器运算时就会出错。当然,日期也可分订单日期、发货日期、回款日期等多列。

不为空是指第一行的字段名称不要为空,比如创建透视表时,空字段就会报错。

1、标题的位置

1、数据源不能存在空白列

数据源中存在空白列或空白分割列,在进行数据透视时,出现拦截报错:

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处理办法:将空白列列头进行“辅助填充”或“删除空白列”。

4、信息格式正确

这个是比较常见的错误,用文本形式保存的数据、日期等等。不同的格式在统计中会有不同的结果,这对正确性是非常不利的。

因此,日期就用日期格式,数据就用数值格式,这个是非常好的习惯,也是规则。

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很多朋友喜欢将表格的第一行留给标题,选中单元格—合并居中—写上标题,以前我也这么干,但这样做其实破坏了源数据表。

2、数据源不能存在空白行

数据源中存在空白行,在进行数据透视时,出现多余空白行分类汇总、数据计算:

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处理:删除空白行

5、每个单元格最好为单一的数据信息

比如销量列,就是单纯的销售数据,而不要带有单位,为后期的统计增加不必要的麻烦。如果需要单位,可以另外备注,也可单独列单位字段。

「在Excel默认的规则里,连续数据区域的首行为标题行,空白工作表的首行也被默认为标题行」

3、数据源不能存在列合并单元格

数据源中存在列标题合并单元格,在进行数透视时,出现“单元格引用错误”报错:

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处理:引用数据源,去掉标题区域

6、不含有合并单元格

这是因为合并单元格只保留左上角一个单元格中的数据,统计汇总时,其他单元格会当做空值处理,这也会造成后期数据统计的错误。

标题放哪里呢?要么写在工作簿中,要么写在工作表处

4、数据源不能存在行合并单元格

数据源中存在行合并单元格,在进行数据透视时,出现分类汇总、数据计算错误:

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说明:数据源中存在合并单元格时,进行透视分类汇总时,只默认求和合并单元格的首行或首列的对应数据,剩余行或列则为空白。

处理:拆分合并单元格,然后向下填充,形成完整行列数据格式。

7、数据源中不要含有小计

这个也是经验之谈,原始数据与合计数据混合的表格,会为后期的数据加工带来不必要的麻烦,比如数据更新时要同时更新合计数据,比如再次加工分析,也要考虑合计的影响。

因此,数据源中最好不要任何的合计数据,如果需要,再次加工就好,这样数据源可以做为基础数据,多次使用,按需加工成不同类型的汇总表。

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5、数据源中不能存在列汇总求和单元格

数据源中存在列汇总单元格,在进行数据透视时,只默认求和合并单元格的首行的对应数据,剩余行为空白。

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处理:去掉透视数据源区域的求和所在列

8、数据源最好是一个连续的整体,不要有空行或空列

这个也比较好理解,比如在套用表格式时,空行或空列会直接将表的区域隔开,默认为数据区域到空行或空列为止。

在数据透视表中,空行或空列也会报错,或者是空值。

目前想到的就这些,希望能帮你建立一个完美的数据源表格~


专注分享高效工作技能,助你“职场UP”,欢迎点赞和关注。

回答:

谢邀!

Excel表格软件的设计宗旨就是方便对于数据的编辑和统计处理。因此,在制作excel表格里,要充分考虑后期使用的便利性,一切的设计都基于这点出发。一方面方面自己对表格数据及统计结果的使用,另一方面也要方便别人的使用。

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因此,在制作excel表格里,要遵循以下原则:

2、填写顺序

6、数据源中不能存在行汇总求和单元格

数据源中存在行汇总单元格,在进行数据透视时,按照分类汇总求和时,默认“合计”所在行为一个类别:

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处理:剔除透视数据源区域求和行

学会利用现有的数据模板

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在设定不同字段的填写顺序时,一定要按照思维顺序(工作顺序),比如记录一款APP的数据,肯定是先有下载,然后才会有激活和注册。

7、数据源中不能存在重复字段信息

数据源中存在重复字段信息,在进行数据透视时,难以区分字段具体信息,不便于计量:

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处理:尽量保持字段名称唯一

原始数据表只输入数据,不进行任何统计和运算

把原始数据表复制一份,对复制的表格文件进行统计和运算,确保原始数据的安全。

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小技巧:数据列的移动

8、数据源中不能出现数据类型未转换

数据源中字段的数据类型不一致,即分类汇总求和列的数据存在文本和数值格式(存在带“绿帽子”数据和不带“绿帽子”数据),在进行数据透视时,分类汇总求和会变成计数:

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处理:将数据源求和列,进行数据格式一致性处理,即统一为不带“绿帽子”的数值类型数据进行求和,分列处理即可。

表格标题的设置的要求:

表格必须有且只有一行标题。没有标题或多行标题,Excel在进行统计处理的的时候就会出错。

选中需要移动的数据列—光标移动到列的边缘——光标变成手指图形——按下「shift」不松开——拖动选中列至新位置——松开鼠标及「shift」键

9、数据源汇总不能出现字段数据格式不一致

数据源中存在字段数据格式不一致,在进行数据透视时,则出现多字段分类汇总:

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说明:数据源中的“平台”中应该是“A/B/C”三个类别,但是由于数据源中“平台”字段中两个平台的名称前面多了空格,和其他的名称格式不一致,则透视表默认为其他类别,进行分类求和汇总。

处理:删除空白,保证分类字段格式一致

每列数据格式必须是标准的格式;

例如输入日期。Excel中能识别的标准日期格式有“2018-4-22”或者这种“2018/4/22”,不要随意的输入“20180422”这种形式的。后期,如果需要调用跟日期有关的函数时,是无法正确使用的。

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10、数据源中数据不能带单位透视分类汇总

数据源中存在带单位数据,在进行数据透视时,则求和默认为计数,更改为求和时,默认带单位的数据为文本类型数据,无数据呈现:

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处理:去掉单位,进行透视分类求和汇总

必要时使用编码代替大量文字

当表格中需要文字描述字数较多,并且品类较多时,可以给相应对象编码简捷的数字加字母的编码,便于编辑和统计。

3、分隔列

11、数据源中不能出现日期类数据格式不统一

数据源中存在日期类数据,在进行数据透视时,则无法识别日期类别,尤其以数据库系统导出数据和网页下载数据为特殊:

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处理:将分类的日期列进行“按照日期格式”的分列,保证格式为常见的日期格式

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慎用合并单元格:

合并单元格后,会使很多的表格操作都无法进行。如果需要上报,也要自己备份一份无合并单元格的表格,便于后期修改。

当你想要对列与列之间的数据做区分的时候,请巧用边框线,千万别空出一列来作为分隔栏,这样会破坏数据的完整性。

12、数据源中透视区域选择不全

数据源区域,在进行透视时,选择区域不全,导致透视不全面:

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处理:重新选择数据源区域,涵盖所有记录


表格文件的命名

同部门或同单位甚至同系统内,应该使用相同的文件命名方式,方便大家之间的表格文件的交流。如:“2018年4月人事部考勤记录表”,看到文件名,就知道了文件的大概内容,一目了然。

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关于这个问题,朋友们有什么补充,欢迎在下方留言。

我是今日头条一只吃花的猫的作者。专注于Windows及Office相关操作的学习和使用。朋友们如果喜欢,麻烦点赞、评论、转发!谢谢支持!期待着与大家的交流和探讨。

回答:

excel规则很多需要慢慢学习哦!

今天跟大家分享一个小技巧!

《列字段太多怎么办?那就做个下拉菜单吧!》

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Excel表格列数据太多阅读太费劲?

鼠标左拖右拉眼花缭乱?

那么给他个下拉菜单就够了!

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凤凰彩票投注网,举例上表中有四列数据,现在我们将对表题部分做下拉菜单,选中字段后即可选择指定列。

1、选中整表数据后单击选择中功能

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2、在对话框中勾选单击确定。

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3、在单元格名称框中就会出现我们所有的列字段。

动图演示

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同理我们还可以对所有的行标题做个下拉菜单。但是意义可能不是很大,因为行本身自带筛选功能呢。

小技巧:删除列

二、数据透视表的基本格式设置

Excel只能筛选行,而不能筛选列,那我们怎么删除我们想删除的列呢,一列列删显然费时费力。

1、数据透视表-报表布局格式设置

数据透视表的报表布局格式常见有5种,即压缩报表形式、大纲报表形式、常见报表格式、重复所有项目标签格式、不重复所有项目标签格式。

复制所有数据——在待黏贴处选择「选择性黏贴」——「转置」

(1)以压缩形式显示报表格式

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说明:压缩格式显示报表,即将所有类别进行压缩显示

这样行与列就互换了,筛选出你想筛选的行,再「转置」回来就行了。

(2)以大纲形式显示报表格式

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说明:将报表按照“大纲”分等级标题的形式展示报表

4、多余的合计行

(3)以表格形式显示报表

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说明:以常见的报表格式显示报表,即含有分类汇总行的格式。

不要在源数据表中做合计,破坏数据的完整性

(4)以重复所有项目标签的形式显示报表

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说明:该形式为最常见格式,便于数据查找匹配,将所有类别标签进行枚举。

5、多余的表头

(5)以不重复所有项目标签的形式显示报表

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说明:该形式报表将所有重复记录进行不显示设置。

类似于第一宗罪

2、数据透视表-分类汇总格式设置

数据透视表分类汇总格式,常见的有3种,即不显示分类汇总、在组的底部显示分类汇总、在组的顶部显示分类汇总。

小技巧:批量录入

(1)不显示分类汇总

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说明:不显示所有的分类汇总

如果你要在多个单元格(这些单元格既成不了行也成不了列)中录入数据,ctrl+c复制你需要录入的内容——鼠标点击你要录入的其中一个单元格——按住「command」——选中你要录数据的所有单元格——松开「command」——按下「retutn」

(2)在组的底部显示所有的分类汇总

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说明:在分类的底部,显示所有级别的分类汇总

6、源数据表中不要合并单元格

(3)在组的顶部显示所有的分类汇总

类似“在底部显示所有分类汇总”,将所有的汇总行显示在每个组类别的顶部。

每次你合并单元格时都会提示你只保留第一个单元格的数据,因为你合并以后,Excel只能识别第一个单元格的数据,其他被合并的单元格数据都为空。

3、数据透视表刷新设置

刷新数据分为手动刷新和自动刷新

操作在透视表中的任意区域,单击右键,选择“刷新”,刷新一个透视表。

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7、表格数据要完整,不要留空

4、数据透视表自动刷新设置

操作在“数据”选项卡中选“全部刷新”,刷新工作簿内的所有数据透视表。

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如果没有数据就填写「0」或者填写文字说明,一定不能空着什么也不写

5、数据透视表刷新-数据源更新

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说明:每次手动更新数据源时,由于数据源的“行数”局限,每次需重新更该透视表的数据区域,避免更新的新区域,未进入透视计量范围内。

小技巧:阿拉伯数字变大写文字

6、删除数据透视表

操作:“分析”-“操作”区域-“选择”-“整个透视表”-按Delete键,即可删除数据透视表。

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如何将2134写成「贰仟壹佰叁拾肆」

7、数据透视表已删除字段仍显示处理

例如:平台日销售报表中删除所有D平台的数据,刷新数据透视表后,筛选平台类别,仍存在D平台数据:

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操作:选中数据透视表任一区域,右键,“数据透视表选项”-“数据”-“每个字段保留的项数”-选择“无”,即可剔除已经不复存在的字段。

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选中写有阿拉伯数字的单元格——右击「设置单元格格式」——「数字」——「特殊」——中文大写数字

8、数据透视表合并类别居中显示设置

将数据透视表的重复字段或者分类字段,按照类别合并单元格居中显示:

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操作:选中数据透视表任意区域,右键,“数据透视表选项”-“布局和格式”,勾选“合并单元格居中排列带标签的单元格”

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结果为:

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注:此方法只适用于转化整数,带有小数的无法正常转化

三、数据透视表常见使用

8、将源数据记录在一张表中,不要分成N张表进行记录

1、数据透视表进行数据过滤

9、数据分列与合并

(1)数据透视表进行重复记录统计

利用数据透视表统计数据源中出现“平台”类别的个数:

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说明:数据源中各个平台的重复个数按照计数统计,例如,A平台是“阿里平台”一共出现6次,即表示该报表中有6个产品是属于“阿里平台”的。

比如将表格中的月与日分开,利用「数据」—「分列」

(2)数据透视表类别筛选设置

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说明:将类别拖入“透视表字段”的筛选区域,则可进行类别筛选,进行数据过滤。

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(3)数据透视表切片器筛选设置

操作:“数据透视表工具”-“分析”-“插入切片器”-“选择筛选字段”

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筛选切片器设置:

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说明:根据切片器的筛选,控制透视表的显示区域,进行数据过滤。

将月与日合并,利用「&」符号

2、数据透视表进行分类汇总

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(1)数据透视表进行各种计算口径的分类汇总

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说明:点击数据透视表的“数值”字段,出现“值字段设置”,出现各种计算口径的计算设置,可进行最大值、最小值、计数、求和等的计算。

10、汇总表误用手工来做

(2)数据透视表进行“值显示方式”的分类计量

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说明:“值显示方式”可以快捷的数据进行层级分析,2016版本的Excel数据透视表内有14种显示方式,但是常见的百分比分析是最常使用的分析利器。

例如:按照列汇总的百分比显示:

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做好源数据表,其他交给excel来搞定。

3、数据透视表进行数据计算

数据计算:在数据透视表中新增计算计算,根据函数逻辑新增。

例如:平台销售日报中的收入、数量、单价、成本等字段,现需计量每个产品的利润、利润率字段,进行产品毛利的分析;

操作:“数据透视表工具”-“分析”-“字段、项目和集”-“计算字段”-输入字段名称-输入公式“=收入-成本”。

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未完待续···

4、数据排序设置

在建立数据透视表以后,可以使用“排序”功能将透视表按照某个字段进行排序。

说明:Excel中文本的排序通常是按照文本的拼音顺序,可以升序,也可以降序,如果需要对关键字进行数量顺序的排序,则需要使用自定义排序。

操作:选中透视表的任一计算区域,右键,“排序”-“其他排序选项”按照需求,进行排序,然后“确定”即可。

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5、数据类别分组设置

在建立数据透视表之后,在跟踪日期的汇总时,需将日期按照分组进行分析,则需将日期进行组合分类,即将日期分为年、月、日、季度或自定义分组的天数进行分类汇总。

说明:2016版本Excel新增自动按照月度的数据汇总

操作:数据透视表的按照日期列,右键-“创建组”-“分组”-“自动”-“起始于”-“终止于”-“步长”。

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分组结果为:

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6、数据透视表的可视化设置

数据透视表建立之后,可以联动数据透视图,可认为是数据透视表的可视化,

通过不同的字段维度筛选,实现多维度的数据展示。

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数据透视表是结合Excel进行数据分析必备神技之一,左手VLOOKUP,右手数据透视表,召集神技,数据分析不在话下。

(注:2017.10.15,台风天的工作技能积累打卡,记录点滴数据分析成长之路,纵使分析工具换过千千万万,Excel之美,难相忘,感谢老大的启蒙!不足之处,望见谅,后续更新)**

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